Harmoniser Esidoc et BCDI, une activité "pas-devant" pour plus d'efficacité "devant"

Quand on a une interface documentaire type Esidoc pour nos usagers, reliée à un logiciel documentaire de gestion des documents, il arrive que des documents ne passent pas bien de l'un à l'autre, ou disparaissent, sans qu'on en comprenne parfois la raison.

J'imagine que les collègues qui ont été formés à l'usage d'Esidoc récemment n'ont pas les mêmes soucis que moi. En tant que dinosaure, j'ai vu passer des fiches cartonnées dans des tiroirs, Mémolog, Mémolog en réseau, BCDI, puis Esidoc version 1, 2...
A chaque changement de logiciel ou de version, la base de départ ne change pas, mais elle doit s'adapter.
Et parfois, elle résiste.
Parfois on lâche, tant pis si on ne comprend pas, et parfois on s'acharne.

Quand j'ai découvert que GeekGirl avait disparu, mon sang n'a fait qu'un tour ! J'ai fait appel à l'assistance BCDI pour résoudre le problème. L'occasion de vous en faire ici le topo.
Si vous n'êtes ni profdoc, ni doc, ni bib, accrochez-vous, vous entrez dans un univers parallèle !

"Madame, j'ai pas pu réserver le tome 1 de Geek Girl. Pourtant je l'ai vu au CDI, c'est bizarre"

1- Un doc apparaît sur Esidoc alors qu'il est perdu ou pilonné, ou n’apparaît pas alors qu'il est dispo ?

Le champ "Catalogue" doit être sur "oui" ou "non" sur la fiche notice, et pas sur la fiche exemplaire.
Ou pas seulement, je ne sais pas.
En tout cas, j'ai l'impression que c'est la mention en notices qui l'emporte. 

Je n'ai pas fouillé, vu le ton de la personne au téléphone, qui m'a bien fait sentir que j'étais une quiche. Pas trop eu envie de continuer à lui poser des questions pour faire le tour du problème. Pourtant, j'aime assez apprendre et comprendre.
Ou alors je suis blacklistée, parce que je pose trop de questions quand je les appelle 😂 

Alors, oui, je l'avoue, je ne savais pas qu'il y avait un champ "Catalogue" à la fois en Notice et en Exemplaire. J'avais vu uniquement celui en Exemplaire, j'avais pensé que le modifier suffirait à rendre invisible le document dans Esidoc. Et ben non, et je ne suis peut-être pas la seule à qui ça a échappé.
 

Équation pour vérifier que les documents perdus n'apparaissent plus :

Catalogue = ~Oui~ et ( Statut = ~Perdu~ ou Statut = ~Mis au pilon~) et Liste Exemplaires =1 (recherche en notices)

La mention du nombre d'exemplaire est importante.
Il arrive qu'on ait plusieurs exemplaires d'un titre, et qu'un seul soit perdu.
Dans ce cas, on veut qu'il apparaisse dans Esidoc, donc il faut laisser la mention Catalogue sur OUI.
J'avais presque 300 fiches sans la précision, et une petite centaine avec. C'est pas le même temps de vérification !

Équation pour vérifier que les documents existants apparaissent :

Catalogue = ~Non~ et Statut = ~En-service~ (recherche en notices)

Personnellement, j'en avais une vingtaine lors de la vérification, et j'ai l'impression que c'étaient des documents qui avaient été perdus puis rachetés. Le champ "Catalogue" avait peut-être été mis sur NON lors de la déclaration de perte, je ne sais pas. En tout cas, moi c'est sûr, je n'avais rien fait en notice, puisque je le faisais en exemplaire, pensant que cela suffisait.

Ouf, on avait retrouvé GeekGirl ! La vie pouvait reprendre son cours.
Mais comme j'étais lancée, j'ai repris mes autres vérifications. Celles-là, je les fais régulièrement, parce que j'utilise MOCCAM pour remplir plus vite mes notices. MOCCAM, l'outil de libération du profdoc, un peu facétieux sur certains champs.

2- En notice, vérifier "Support = Autre"

Quand on importe les notices avec MOCCAM, il arrive que des erreurs se glissent dans les fiches, et on ne les voit pas toujours.

Par exemple ici avec le champ "Support = Autre" pour des romans ou livres documentaires. Le souci, c'est que dans ce cas, ils ne sortent pas en recherche Esidoc, si l'usager choisit la facette "Livre".

Depuis mon dernier repérage, j'avais une vingtaine de romans et livres doc récemment saisis en "Autre", et pas en "Livre".
Pas anodin, donc.

On peut aussi régulièrement checker la langue, le champ niveau, les collections... même si cela a moins de conséquences sur les recherches des élèves.

Pour ce travail, il vaut mieux ne pas n'être ni devant ni derrière des élèves.
Concentration maximum requise !
Mais c'est important pour avoir une belle base bien toilettée. Même si personne à part nous ne s'en aperçoit à première vue, ni ne va vous en faire le compliment.
Tout cela fait aussi partie du métier de professeur documentaliste.
Parce qu'une fois qu'on se détourne de l'écran sur lequel on a tiré la langue en maugréant, qu'est-ce qu'on voit ??
Des élèves, là, devant !!
Inouï, non ?
Même par écran interposé, on est devant les élèves, quoi qu'en disent les textes, et nos ministres.

Arriver à caser 3 excellents romans dans un billet technique, pas mal, non ? Il s'en est fallu de peu que je vous lasse !